En el mundo sanitario podemos encontrar muchas actividades cuyos datos pueden ser usados para mejorar los tiempos de ciclo, la satisfacción de los clientes, los tiempos de espera, la capacidad de las plantas y el inventario.

Haciendo honor a la Semana de Calidad Sanitaria y al Mes de Calidad Nacional (octubre) llevados a cabo en Estados Unidos, y al mes de Calidad Mundial, el objetivo de este artículo es compartir las capacidades principales de los Mapas de Flujo de Valor (comúnmente conocido como VSM, por sus siglas en inglés). Los mapas de flujo de valor pueden ayudar a plantear el mapa, visualizar y entender el flujo de pacientes, materiales e información.

Se denomina cadena de valor a todas las actividades requeridas para completar un proceso particular, y el objetivo de los VSM es identificar mejoras que pueden ser llevadas a cabo para reducir el gasto, como puede ser, por ejemplo, el tiempo de espera de los pacientes.

¿Cómo son los Mapas de la cadena de valor aplicados a la sanidad?

Cuando aplicamos los VSM a la sanidad, uno de los principales enfoques es su uso para plasmar el flujo del paciente hasta su tratamiento, para mejorar los servicios y la calidad de atención y minimizar retrasos.

Para plantear el sistema de manera adecuada, la clave reside en buscar información fiable y de calidad acerca del flujo de información y el tiempo que el paciente pasa en alguna etapa o entre distintas etapas. Es esencial la toma de datos de tiempo precisos y el uso de equipos de distintos departamentos que puedan contrastar datos.

Para realizar el mapa del tratamiento de un paciente, lo ideal será crear un mapa de estado presente con VSM (una de las herramientas principales de Companion by Minitab), para que nos sirva de guía para identificar las áreas donde procede realizar alguna mejora.

En el ejemplo de la imagen superior, la primera etapa por la que pasa el paciente es la visita al médico general (en el VSM: “GP”, de General Physician), y esto es representado con un proceso con forma rectangular en el VSM. El tiempo que el paciente está en este paso puede ser resumido en los tiempos de ciclo de Valor Añadido (VA) y No Valor Añadido (NVA). VA es el tiempo  que el paciente está dispuesto a esperar sin percibir demora alguna, en este caso 20 minutos en la consulta del doctor. NVA es el tiempo que el paciente ya percibe una demora, en este caso 20 minutos en la sala de espera.

La línea de puntos entre los procesos muestra que una vez que el paciente acaba de pasar por una etapa, es enviado directamente a la siguiente. Muchas veces no se adapta a la realidad del proceso, ya que hay tiempos de espera entre las distintas etapas. Estos tiempos de espera (el tiempo que el paciente está esperando a ser recibido en la siguiente consulta) se representan con triángulos amarillos. Son procesos intermedios considerados como “NVA” (procesos de valor no añadido) para el paciente, ya que suponen una percepción de demora.

Si bien es cierto que los VSM pueden ser creados sobre papel, el uso de herramientas informáticas como Companion by Minitab, nos facilita y agiliza el trabajo. Como podemos ver en la siguiente captura parcial, Companion calcula y muestra automáticamente una línea temporal en la parte inferior al VSM, que va sumando el tiempo total a través de todo el proceso (denominado “lead time” o tiempo de espera) y muestra la información temporal de cada proceso y del proceso global.

Identificando todas estas etapas se puede empezar a plantear el mapa de todo el proceso. Una vez se ha creado el mapa del estado presente con todas las etapas correctamente definidas, puede procederse a la creación del mapa de estado futuro, añadiendo o eliminando etapas o tiempos entre ellas. Este mapa de estado futuro permite identificar áreas de mejora, y una vez haya sido implementado, será el nuevo mapa de estado presente, de manera que formará parte del proceso global de mejora.

¿Cómo mejorar el mapa de estado presente?

Cuando se buscan áreas de mejora, el objetivo es enfocar los cambios en la mejora del flujo de pacientes durante el proceso: el estado ideal es el flujo continuo de los pacientes por todo el proceso. El flujo continuo mueve a los pacientes a través del sistema sin que tengan que esperar. A pesar que el flujo continuo puede no ser posible, puesto que en sanidad entran en juego muchos factores, una serie de herramientas nos pueden ayudar a introducir otros cambios: por ejemplo el FIFO (primero en entrar, primer en salir) puede ser aplicable a consultas de extracción de sangre.

Es importante también tener en consideración el takt time (tiempo medio entre el inicio de una actividad y el inicio de la siguiente), ya que puede ayudar a estudiar el comportamiento del paciente. Podemos interpretar el takt time, en este caso, como el número de pacientes que pueden ser atendidos por unidad de tiempo. Companion by Minitab calcula este dato de manera automática.

Una vez se hayan completado tanto el mapa de estado presente como el de estado futuro, podrán compararse los dos, cuantificar la mejora de oportunidades, y estudiar cómo implementar los cambios. En este ejemplo, se propone que el protocolo de intervención y clasificación y los pasos relativos a la cita se realicen de manera conjunta, ya que combinados supondrán menos visitas al hospital por parte del paciente, y una percepción de mejora.

A continuación se ilustra, de manera resumida, cómo sería el proceso de realización de un Value Stream Map con Companion by Minitab: