Por Jim Oskins.

Hace solo unos años fui un jefe de Mejora Continua (en inglés Continuous Improvement, abreviado CI) y Excelencia Operacional Global (OpEx), para una gran empresa mundial. Ahora trabajo para Minitab intentando ayudar a los clientes a superar las luchas que tengo que encarar cuando me pongo en su piel. Concretamente, ayudo a los clientes a hacer sus trabajos mucho mejor, más rápidos y más minuciosamente. ¡Esto es lo que los arquitectos de soluciones pueden llegar a hacer aquí!

Los jefes tienen dificultades en encontrar software que ayude con su trabajo a sus directores técnicos, jefes de proyecto y operaciones de mejora continua. Demasiado a menudo, los jefes senior piensan que software generalista de empresa, como Excel, es suficiente, pero nada más lejos de lo que sus equipos realmente necesitan. Las empresas pierden demasiado dinero a causa de no disponer de las herramientas correctas. En este artículo mostraré mis conclusiones sobre esta cuestión.

HERRAMIENTAS DIFERENTES PARA PAPELES DIFERENTES

Por mi experiencia, sé que la mayoría de empresas disponen de algún tipo de gestión de proyecto en marcha. A menudo veo a gente bloqueada para obtener la ayuda que necesitan en el proceso, muchas veces debido a estas tres fuentes de confusión:

• Los directores técnicos ya están utilizando sus propias herramientas de seguimiento de proyectos (a menudo hojas de cálculo)
• Los jefes de proyectos están utilizando software de gestión de proyecto (Diagramas de Gantt en MS Project o SmartSheet, por ejemplo)
• Los informes de mejora continua están totalmente separados de los seguimientos y gestores de proyectos.

Ninguno de ellos está en conflicto. De hecho, diría que toda empresa necesita los tres. Cada uno sirve para un propósito muy diferente:

• Los directores técnicos necesitan hacer un seguimiento de los elementos de acción hasta su finalización para que la funcionalidad del producto o proceso en el que están trabajando cumpla los requisitos.
• Los jefes de proyecto tienen que hacer un seguimiento de costes y tiempos para asegurarse que todo se haga a tiempo. Su trabajo encaja bien con el de los directores técnicos, pero cada uno es responsable de cosas diferentes. Los manejan de forma diferente... y por eso tenemos hojas de cálculo y diagramas de Gantt.
• Al crecer como un ingeniero siempre hacemos el seguimiento de nuestros proyectos en hojas de Excel o Google. El seguimiento del proyecto se actualiza regularmente con información de quién está haceiendo qué y cuándo. No siempre usamos un diagrama de Gantt, es más un registro de la actividad.

Los jefes de proyecto siempre están siguiendo los mismos proyectos que los ingenieros, pero a un nivel mucho más alto. Ellos no se ocupan de detalles como "mejorar el paso 12 del proceso" sino más bien de algo como "crear proceso". Una tarea grande como esa puede tener tareas intermedias como "ejecutar el proceso al 50%", "ejecutar el proceso completamente" y "aprobar el proceso".

OBTENER UNA VISTA DEL TABLERO

La mejora continua sería la responsable de algunas cosas como las mencionadas anteriormente, pero todavía a un nivel diferente. CI también tiene que informar sobre los ahorros en costes. Es, por tanto, una pregunta diferente a la que los directores técnicos de cualquier otro sitio tendrían que informar (cierre de acciones) y de lo que los jefes de proyecto tendrían que informar (riesgos para cumplir con la agenda). Un tablero de CI podría tener el siguiente aspecto:

Pueden verse los ahorros frente a los objetivos y la capacidad de filtrar por ubicación o lo que se desee.

Como puede verse, no es competencia de Excel, SmartSheets, Microsoft Project ni nada que ya esté en uso en el resto de la empresa.

También puede realizarse un seguimiento de los proyectos en Minitab Engage (de maneras muy diferentes a las de la gestión de proyectos de toda la empresa... ¡Esto es específico para el programa de mejora!)

Es cierto que los proyectos anteriores forman parte de mi cuenta de demostración... pero consúltenos y podemos verlos con más detalle. Pero, sin embargo, aquí puede verse la interesante y específica terminología: se dispone de una columna de fase. Si alguien ha utilizado DMAIC previamente, sabrá que es fácil verse tentado de poner una tirita en un problema sin encontrar jamás la causa raíz del problema. Por lo tanto no se evita que esa causa raíz vuelva a ocurrir otra vez. En esta vista se puede ver que todos, menos uno proyecto, se encuentran atascados en la fase de mejora o Improve (solo un proyecto pasó por la fase de Control). Incluso un proyecto levantó la bandera roja y pidió ayuda (visible en la columna Health como un punto rojo). Hay muchas columnas aquí, podría buscarse en la lista por coach ("Por favor, Minitab Engage, muestra todos los proyectos que MBB Celia Bedelia está asesorando"). Este software también proporciona notificaciones antes de perder una fecha de vencimiento y continuar después de que se pierda una fecha hasta que se complete.

Una manera muy buena de que este tipo de seguimiento de Mejora Continua pudiera complementar el trabajo de los directores técnicos o de los jefes de proyecto es simplemente proporcionar un enlace al proyecto para que lo incluyan como un hipervínculo en sus hojas de cálculo, diagramas de Gantt o informes.

QUÉ DIFERENCIA A MINITAB ENGAGE DE OTRAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Minitab Engage no son solo una serie de tableros... de hecho, creo que las mejores funcionalidades están en las herramientas de mejora. Hay más de 90 herramientas que probablemente conoce. Sorprende que nuestros ingenieros hayan recopilado todos estos formularios, herramientas de mapeo, herramientas de análisis en un único paquete de software.

Entre mis favoritos están Fishbone, Process Map, VSM, Five Whys, 5S, A3, RACI, SIPOC y Monte Carlo... pero la lista sigue y sigue. Aquí puede encontrar una lista completa de las funcionalidades de Minitab Engage.

¿Por qué pueden ser importantes para una empresa que ya tiene una espina de pescado basada en Excel o PowerPoint? Buena pregunta... ¿Le gusta utilizar esa plantilla? Yo nunca lo he hecho... era demasiado difícil de utilizar y tedioso. Otras herramientas están pensadas para propósitos generales, cualquiera puede utilizarlas para cualquier cosa (por eso no son buenas para Vd.) Minitab Engage está hecha a medida para programas de mejora... y es por eso que tiene todos esos pequeños detalles adicionales que la hacen mucho mejor.

Además, tampoco tienen que gestionarse las revisiones de las plantillas o protegerlas de que las editen otros. En mi experiencia anterior, disponíamos de una gran librería de plantillas. Algunas eran muy buenas... pero cambiaban (es decir, otras personas las cambiaban, intencionadamente o no). Eso causaría estragos en el resto de la empresa que buscara la plantilla original, inmodificada. Había tantos archivos que se hacía muy complicado encontrar lo que se necesitaba, copias sobre copias, todas en Google Drive, lo que hacía la búsqueda realmente complicada.

Con Minitab Engage nunca hay que preocuparse de eso. De hecho, podría crear hojas de ruta personalizadas para organizar conjuntos de herramientas (a la mayoría de los clientes les gusta la hoja de ruta de DMAIC que viene con Minitab Engage junto con algunas otras... pero también puede personalizar la suya propia).

A veces, un programa de mejora tiene problemas para conseguir financiación. Esto siempre me sorprendió, ya que cada euro gastado en mejoras tiene un retorno de la inversión. ¡Hacemos estas cosas para ahorrarle dinero a la empresa! Pero, lamentablemente, el dinero es escaso y, sin pruebas del valor del programa, no siempre puede obtenerse financiación. Minitab Engage ayuda a resolver esto.

Minitab Engage funciona con cualquier cosa que ya esté haciendo a un nivel superior en toda la empresa.