Un estudio realizado sobre el ciclo de vida del papel en un ambiente típico de oficina determinó que una hoja de papel cuesta 0.003 $ pero que, a la compañía, finalmente le puede llegar a costar 0.0447 $ reciclarla.

Esto es alrededor de 15 veces el precio original de la compra de una hoja de papel. ¿Quién podría imaginarlo?

En una oficina, este coste está relacionado con la producción de fotocopias, impresión de documentos, faxes, correos, mensajes, almacenamiento y eliminación del papel.

En cambio, en un laboratorio, estos costes se deben a motivos diferentes:

• Datos ilegibles o inexactos.
• Investigación y repetición de trabajos que han sido extraviados o dañados.
• Administración de documentos en papel a través del ciclo de programación, finalización, revisión e informe.
• Requisitos de almacenamiento a muy largo plazo para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.

A pesar del tremendo impacto de las aplicaciones informáticas en los laboratorios (Sistemas de gestión de la información del laboratorio, Sistemas de datos cromatográficos, Sistema de gestión de software, etc), muchos laboratorios, en su rutina del día a día, realizan operaciones para las que es necesario el uso de sistemas basados en papel. Desde el registro de los resultados de las pruebas hasta el manejo de inventarios de productos químicos, así como la documentación y programación de la calibración de instrumentos.

El uso de papel no solo es caro, también disminuye la eficiencia del trabajo de laboratorio.

El uso de papel no solo es caro, también disminuye la eficiencia del trabajo y vuelve al laboratorio vulnerable a la pérdida y destrucción de datos.

¿Cómo comenzar a medir el coste real del papel en un laboratorio? Un buen punto para empezar es informándonos sobre qué datos son recolectados a partir de sistemas basados en papel.

Grabación de datos inexactos e ilegibles

Cuando los técnicos transfieren datos de manera manual – desde escribir los resultados de las pruebas en las hojas de trabajo hasta ingresar datos de inventario – pueden cometer errores. Los números pueden ser transpuestos y las entradas pueden moverse de una columna a otra. Son hechos que suceden.

No siempre tenemos tiempo de estar seguros de que todas las introducciones de texto son claras y legibles. ¿Es eso un “5” o es un “8” o un “3”? El laboratorio invierte mucho tiempo y dinero en revisar los datos introducidos manualmente. Además, existe el riesgo de que cuando los analistas o supervisores analicen estos resultados, es posible que no identifiquen el error o no puedan descifrar un número ilegible.

En contraposición, los sistemas electrónicos eliminan inmediatamente los costes asociados a la ilegibilidad de los datos y resultados introducidos manualmente. El registro impreciso de los resultados de las pruebas se puede eliminar por completo recopilando datos directamente de los instrumentos de laboratorio.

Las entradas no válidas o pasadas por alto para sistemas como la administración de inventario se pueden eliminar conectando esos sistemas directamente con los procesos. Por ejemplo, cuando un paso en una hoja de trabajo electrónico requiere 5 mL de una solución, la aplicación de administración de inventario se puede actualizar automáticamente haciendo que la hoja de trabajo electrónico deduzca los 5 mL de solución de la base de datos de inventario.

Los registros informáticos eliminan el coste asociado a la grabación manual de datos en sistemas basados en papel.

Pérdida o dañado del papel

A pesar de que toda la información fuera grabada de una forma 100% precisa y legible, las hojas y cuadernos de trabajo son aún extremadamente vulnerables de extraviarse o ser expuestas a daños en el entorno del laboratorio. Sustancias químicas o incluso un vaso de café pueden accidentalmente caer sobre el cuaderno de laboratorio.

Compañías de EE.UU. invierten 20 $ en la labor de creación de un documento, 120 $ en la labor de encontrar un documento mal archivado y 220 $ en reproducir dicho documento perdido. – Cooper & Lybrands

El 15% de los papeles se pierden, el 30% de nuestro tiempo lo invertimos en buscar documentos perdidos. – Delphi Group

En un laboratorio, los documentos que son extraviados, perdidos o dañados producen un coste real para la organización ya que supone volver a investigar para reemplazar los resultados que se perdieron con el papel. También existe el riesgo de informar erróneamente o retrasar envíos de datos a un cliente.

En un laboratorio sin papel, los formularios electrónicos pueden respaldarse y almacenarse de forma sencilla y rentable, eliminando costes y la preocupación de perder o dañar los datos recabados.

Administrar el ciclo de vida del papel

Una deficiencia real del papel es que solo puede estar en un lugar al mismo tiempo. Por lo tanto, incluso si asumimos que las hojas de trabajo nunca se dañarán o perderán, todavía tenemos que ocuparnos de mover físicamente el papel a través del laboratorio a medida que avanza el ciclo de programación, finalización, revisión e informe.

Saber dónde se encuentra una determinada hoja de trabajo en ese proceso puede ser difícil, por lo que es un verdadero desafío para los gerentes y supervisores controlar y gestionar eficazmente el flujo de trabajo del laboratorio. Se pierde tiempo, es probable que los recursos no se asignen eficazmente y que los informes se retrasen en el camino.

El manejo en línea de los formularios e información de laboratorio hace que los supervisores y gerentes sean mucho más eficientes en la programación, la monitorización y el equilibrio de la carga de trabajo del laboratorio.

Una parte fundamental del ciclo de vida del laboratorio es poner los resultados de las pruebas a disposición de los usuarios y clientes finales lo más rápido posible. Con un sistema en papel, cuando termine la prueba todavía se debe realizar mucho trabajo para que los resultados estén disponibles dentro de la organización. El tiempo y el dinero que se invierten en transferir manualmente estos resultados de papel a sistemas informáticos de almacenamiento es muy elevado.

Los resultados de las pruebas que se registran electrónicamente pueden transferirse también electrónicamente a los sistemas informáticos, lo que elimina el coste de transferencia manual de datos y hace que los resultados se encuentren inmediatamente accesibles y listos para usar.

Almacenamiento del papel y costes de recuperación

Además del coste inicial de comprar el papel, los laboratorios se enfrentan a costes adicionales por tener registros internos, así como para mantenerlos accesibles y protegidos a largo plazo, de esta forma protegen la propiedad intelectual de los mismos y cumplen los requisitos reglamentarios proporcionando documentación histórica de los resultados de las pruebas.

El almacenamiento y la recuperación de datos del registro físico de documentos aumenta su coste con el tiempo, ya que el volumen de papel y el coste de almacenamiento aumenta continuamente.

Un número sorprendente de laboratorios termina invirtiendo mucho tiempo y recursos en escanear documentos en papel para almacenarlos en un sistema de gestión de documentos. La transformación a un laboratorio sin papel eliminaría este coste ya que la información que ya es electrónica se puede transferir directamente a un sistema de gestión de documentos.

A pesar de no tener un sistema de gestión de documentos, poder almacenar documentos en forma electrónica en lugar de físicamente genera ahorros constantes al eliminar costes de almacenamiento a largo plazo y proporcional un acceso rápido a los documentos archivados cuando sea necesario.

Y, por supuesto, con el uso de programas de almacenamiento electrónico, sus posibilidades de perder un documento son casi inexistentes.

Conclusiones

El coste inicial de comprar papel, formularios en papel y cuadernos es solo la punta del iceberg cuando se trata de determinar el coste real del papel en un laboratorio. En cada paso del camino, la inflexibilidad del papel, las oportunidades de error, los riesgos de pérdida o daño se suman a costes que superan con creces el precio de compra original.

La transferencia de sistemas basados en papel a la administración electrónica de datos es una inversión clara para reducir los costes y mejorar la eficiencia del laboratorio.

ChemOffice y Signals Notebook

Gracias a los avances tecnológicos estos contratiempos pueden solventarse. Contamos con dos plataformas indispensables para el desarrollo de cualquier investigación científica, ChemOffice 17 y Signals Notebook. El trabajo de los investigadores a través de estas plataformas permite un control directo de la información almacenada, un filtrado de los datos introducidos y un fácil acceso por parte de los investigadores, así como la seguridad de almacenamiento de la que carecen a la hora de utilizar sistemas basados en papel. La calidad de trabajo de los usuarios aumenta al disponer de sistemas de dibujo químico y biológico, posibilidad de realizar cálculos de propiedades químicas, facilidad para adjuntar variedad archivos online y posibilidad de crear grupos de trabajo públicos o privados donde compartir su información, por lo que los archivos jamás volverán a perderse antes de llegar a su destinatario.