Por Stacey McDaniel.

Microsoft Excel es un recurso probado y verdadero para la mayoría de las empresas y ofrece un importante valor. Sin embargo, cuando se utiliza para realizar un seguimiento de proyectos de mejora continua, su valor disminuye. Perder tiempo recopilando datos de diferentes informes en diferentes sistemas internos resta tiempo a la hora de impulsar el cambio que importa. Veamos las áreas en las que Excel se queda corto y cómo Minitab Engage, diseñado específicamente, proporciona una solución integral de gestión de proyectos para programas de mejora continua y excelencia operativa.

RECOPILACIÓN DE DATOS ENGORROSA EN EXCEL

Los proyectos de mejora continua involucran múltiples tareas, partes interesadas y puntos de datos. Excel carece de la solidez para manejar proyectos a gran escala de manera eficiente. Gestionarlos únicamente en Excel se vuelve muy engorroso. Además, el seguimiento de los plazos y de todas las partes móviles puede resultar complicado sin herramientas especializadas de gestión de proyectos de CI.

Las empresas suelen crear rastreadores de Excel para gestionar proyectos, lo que equivale a archivos enormes con una fila para cada proyecto. Intentar mantener actualizados los rastreadores de Excel puede convertirse en un trabajo de tiempo completo. Persiguiendo a las personas y los datos, y luego escribiendo los datos manualmente. Inserte una columna, amplíe una fila y, de repente, las fórmulas se rompen: puede resultar frustrante y llevar mucho tiempo.

CÓMO MINITAB ENGAGE AHORRA INCONTABLES HORAS

Hermann Miskelly, vicepresidente de calidad de una corporación industrial valorada en 1.500 millones de dólares, Master Black Belt certificado en Six Sigma y Diseño para Six Sigma (DFSS), es responsable de liderar los esfuerzos de mejora continua. En una entrevista con Minitab, señaló lo difícil que resulta administrar datos en Excel. "En todas nuestras operaciones y unidades de negocios, estas hojas de cálculo [Excel] requirieron más de 120 horas de trabajo cada mes para recopilar, analizar y preparar las revisiones ejecutivas mensuales del esfuerzo de mejora continua", dijo Miskelly. "En general, nuestro sistema de gestión era lento, engorroso y requería mucha mano de obra, y estábamos buscando una mejor manera de ejecutar y gestionar nuestro esfuerzo de mejora continua".

La “mejor manera” que encontró Miskelly fue Minitab Engage. Minitab Engage es el único software de mejora continua diseñado específicamente para ayudar a las organizaciones a crear programas de mejora e innovación. No más correr para encontrar respuestas. Engage permite a los equipos colaborar sin problemas, compartir conocimientos y contribuir colectivamente a una mayor productividad y eficiencia en toda la organización.

CAPACIDADES Y FORMULARIOS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

Es importante contar con un software de mejora continua que facilite la gestión diaria de proyectos y proporcione informes rápidos de progreso para la alineación estratégica con los objetivos clave.

Las capacidades de generación de informes de Excel son limitadas en comparación con Engage. Intente crear paneles, visualizaciones y métricas de rendimiento significativos con Excel; no es fácil. Por otro lado, Engage acumula todos los datos automáticamente y proporciona vistas de paneles, lo que permite a las empresas gestionar una gran cantidad de proyectos para gestionar una gran cantidad de productos Y demostrar de manera fácil y efectiva el retorno de la inversión de su programa de mejora e innovación.

Miskelly dijo que la capacidad del panel de control de Minitab Engage supuso la mayor mejora en la capacidad de su empresa para gestionar una gran cantidad de proyectos. “Al no tener que cotejar y analizar hojas de cálculo a final de mes, nuestros líderes de operaciones y unidades de negocios pueden observar sus esfuerzos de mejora continua en su conjunto y, si es necesario, profundizar en proyectos individuales. El panel les permite realizar un seguimiento de la información del proyecto (recuentos, iniciados, completados, retrasados, etc.) e información financiera, como los ahorros previstos frente a los ahorros reales, en tiempo real. Los líderes de operaciones y negocios ahora pueden concentrarse en analizar el progreso e identificar oportunidades para nuevos proyectos... Una vez más, Minitab ha estudiado y escuchado a sus clientes y ha entregado un producto que resuelve nuestros problemas de mejora continua”.

Además del componente de panel de control en tiempo real, Engage supera a Excel al ofrecer más de 60 herramientas y formularios, incluido el análisis de causa raíz, los cinco porqués, SIPOC, la carta del proyecto y el análisis de modos y efectos de fallas (FMEA), así como diagramas y lluvia de ideas. herramientas como diagramas de espina de pescado, mapas de procesos, mapas de flujo de valor y mapas mentales.

Si está iniciando, mejorando o continuando con sus iniciativas de mejora continua y tratando de aprovechar Excel para administrarlas, se debe a usted mismo echarle un vistazo a Minitab Engage. Está diseñado para programas integrales de mejora continua, ofrece herramientas de resolución de problemas y metodologías comprobadas de gestión de proyectos, y la capacidad de realizar un seguimiento de métricas clave de rendimiento en tiempo real para demostrar el retorno de la inversión. Demostrar que el ROI genera una mayor aceptación y potencial para más proyectos de CI.