Por Joshua Zable y Stacey McDaniel.

Según Smartsheet, éste permite a los equipos gestionar proyectos, automaticarlos y escalar programas en una potente plataforma. Muchas organizaciones están utilizando Smartsheet y, a su vez, solicitan a los profesionales de mejora continua (CI) que lo adopten. El problema es que muchas de las funciones y herramientas de CI, que son fundamentales para ejecutar con éxito un proyecto, están ausentes en Smartsheet. Minitab Engage es una herramient de CI diseñada específicamente para iniciar, rastrear, administrar y compartir iniciativas de innovación y mejora desde la generación de ideas hasta la ejecución.

COMPAREMOS SMARTSHEET Y ENGAGE

Hojas de ruta de CI: Smartsheet carece de los flujos de trabajo prediseñados de CI, necesarios para ejecutar proyectos con éxito. Engage tiene hojas de ruta estructuradas para la resolución de problemas integradas en cada proyecto con una interfaz paso a paso que facilita el seguimiento de los proyectos de principio a fin. Los usuarios de Engage pueden comenzar desde uno de estos flujos de trabajo estándar y/o definir el suyo propio:

• Proyecto básico
• DMAIC
• DFSS, incluyendo CDOV
• Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, (en inglés: PDCA)
• Simplement hazlo (en inglés: JDI)

Formas de CI: Nuevamente, otra área en la que Engage supera a Smartsheet. Minitab Engage ofrece más de 60 formularios de CI, por lo que seguramente encontrará lo que necesita. Algunas formas populares incluyen:

• A3
• SIPOC
• DFMEA y PFMEA
• Five Whys
• Gantt Chart
• Control Plan
• House of Quality

Herramientas de resolución de problemas: Smartsheet no ofrece ninguna herramienta inteligente prediseñada que sea fundamental para ejecutar con éxito proyectos de CI. Smartsheet ofrece herramientas integradas en Excel y que se pueden cargar en un archivo de proyecto, pero no pueden integrarse con su proyecto ni permite introducir datos y asignarlos a los pasos del proceso. Además, no permite compartir datos dentro de proyectos ni integrarlos con ningún paquete de análisis, como Minitab Statistical Software, para vincular su análisis de datos directamente a su proyecto.

Engage ofrece muchas herramientas de mapeo de procesos que incluyen:

• Swimlanes
• Datos de forma
• Cross-functional maps
• Mapas de corriente de valor
• Organigrama

Mapa de flujo de valor

También hay varias herramientas de gestión de ideas/lluvia de ideas disponibles:

• Mapa mental
• 4S
• 8P
• Espina de pescado (Diagrama causa y efecto)
• Hombre Máquina Materiales
• Mapa de ideas
• Árbol CT

Mapa mental

Seguimiento de ahorros y formas de compartir: si está realizando uno o dos proyectos para generar ahorros, Smartsheet puede realizar un seguimiento de los ahorros de cada uno de estos proyectos. El verdadero valor de su programa debe contabilizarse como un resumen de todos los proyectos que está realizando. Si está creando o gestionando un programa integral de CI, tendrá varios proyectos en marcha simultáneamente. Engage ofrece una funcionalidad "lista para usar" para ayudar a mostrar los resultados de su programa general en tiempo real y justificar el aumento de la inversión para crecer y expandirlo.

Paneles de control en tiempo real: Puede realizarse un seguimiento de los KPI y otras métricas del proyecto con los paneles dinámicos de Engage. Ver resúmenes financieros, el progreso hacia los objetivos establecidos y monitorizar el estado del proyecto. Puede verse la iniciativa completa o concéntrarse en proyectos, equipos o divisiones específicas.

• Informes listos para presentaciones: crear fácilmente informes y paneles para compartir con las partes interesadas clave y mostrar los éxitos.
• Paneles de control dinámicos: ver resúmenes financieros, avanzar hacia los objetivos establecidos y supervisar el estado del proyecto. Pede verse la iniciativa completa o centrarse en proyectos, equipos o divisiones específicas

Smartsheet versus Engage: Conclusión
Smartsheet permite flexibilidad para la gestión de proyectos, lo que lo convierte en una popular plataforma de gestión del trabajo colaborativo. Si se está intentando en crear un programa de CI o mejorar el que ya tiene, la falta de flujos de trabajo, formularios y herramientas de CI prediseñados hace que sea difícil lograr y mantener un estándar de cómo se ejecutan los proyectos. Como resultado, a las organizaciones les puede resultar difícil implementar las mejores prácticas, replicar el éxito o generar los retornos esperados en los proyectos de mejora. Además, sin un resumen de todos los proyectos, explicar el éxito del programa se convierte en un ejercicio tedioso plagado de errores potenciales y oportunidades perdidas.

Minitab Engage es una plataforma de un extremo a otro que brinda a los programas de CI la capacidad de administrar todo el ciclo de vida de un proyecto en una sola aplicación. Es una herramienta comprobada que, en última instancia, ayuda a las organizaciones a reducir los costes de estos proyectos.

Visite la página de Minitab Engage para ver todo lo que ofrece.