Por Agnes Ogee.

Al master black-belt Brian Mapani le resulta difícil contenerse cuando presenta su empresa y habla de cómo encontró los ingredientes para una mejora continua exitosa. Pero eso es comprensible. Lograron ahorrar $35 millones con una inversión de $1 millón en su programa de Six Sigma Esbelto.

“Estoy muy orgulloso de ser parte de esta empresa”, afirma. “PremierFMCG es un actor importante en el ámbito de los productos de alta rotación... Para una empresa que ha existido durante mucho tiempo y con instalaciones en todo el sur de África, la mejora continua significa que tienes que seguir mejorando para ostentar un rol protagonista en el mercado. Si no lo sigues haciendo, terminas siendo superado por el tiempo, la tecnología y la competencia.”

PremierFMCG ha ejecutado más de 600 proyectos en cinco años y los gestiona de manera centralizada utilizando Minitab Engage, la plataforma de ejecución y seguimiento de proyectos que funciona con Minitab Statistical Software.

“Ahora se tiene una comprensión mucho más amplia de la mejora continua, y pasamos de ser una empresa que simplemente tenía una visión de Six Sigma Esbelto y mejora continua, a una que realmente ha puesto en práctica esa visión y hemos logrado resultados mucho antes de lo previsto en nuestro plan estratégico de cinco años”, dijo Brian.

Antes de investigar el exitoso enfoque de Brian en PremierFMCG, cabe señalar que estos logros se llevaron a cabo en un mercado desafiante. Sudáfrica se encontraba en una recesión técnica en el primer trimestre de 2019. Todos los sectores importantes habían caído.

“En una economía que está en aprietos, la contención de costos, la creación de eficiencia y la mejora de los procesos se vuelven críticos”, explica Brian.

Esta es una de las razones por las que Brian comparte esta historia: él cree que cada empresa puede beneficiarse con la mejora de los procesos. Echemos un vistazo a los siete ingredientes principales que contribuyeron a su éxito.

INGREDIENTE N.º 1: COMPROMISO DE LOS LÍDERES

Un factor primordial en cualquier implementación es contar con el compromiso, la aprobación y un mandato claro de los líderes del negocio. El apoyo de la alta dirección (que sabemos que puede ser difícil de conseguir) ayudó enormemente a PremierFMCG a superar los obstáculos.

El equipo no comenzó la implementación en sí en el primer año. Trataron de que todos se incorporaran y entendieran lo que estaba tratando de lograr la empresa.

“La orden en ese momento era implementar realmente Six Sigma Esbelto y utilizarlo como una plataforma de transformación empresarial para mejorar los procesos, eliminar el desperdicio y hacer crecer el negocio tanto como fuera posible.

INGREDIENTE N.º 2: PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

“Del compromiso de los líderes debería surgir un plan de implementación”, sostuvo Brian. “Debe haber un plan de juego claro sobre lo que se debe lograr, cómo se medirá el progreso, cómo se informarán los resultados y la línea de tiempo.”

En PremierFMCG, se espera que las unidades de negocio logren ciertos proyectos de mejora continua, tanto en términos de valor como de números.

INGREDIENTE N.º 3: INFRAESTRUCTURA Y CAPACITACIÓN

Brian dijo que fue difícil al principio para muchas personas que estaban aprendiendo a usar las técnicas Six Sigma Esbelto. Superar las dificultades requería paciencia, capacitación, asesoramiento, dirigir la agenda e incorporarla a la estrategia del negocio.

“Cuando empezamos, básicamente no teníamos personal capacitado”, agregó. “No sabíamos cómo implementar Six Sigma Esbelto y tuvimos que trabajar mucho para lograr la colaboración de los líderes de la empresa, así como para vender la estrategia a los accionistas y las partes interesadas, las divisiones y las unidades de negocio. A lo largo de los años, hemos capacitado a cerca del 20 por ciento de todo nuestro personal con cierto nivel de exposición a Six Sigma Esbelto, abarcando desde la comprensión básica a nivel introductorio de ‘yellow-belt’ o ‘champion’ hasta el avanzado nivel de ‘black-belt’. Ahora incluso contamos con ‘master black-belts’ en Six Sigma Esbelto dentro del equipo de PremierFMCG”.

Algo clave es que a todos los capacitados se les asigne un proyecto de su unidad de negocio. Los resultados de esos proyectos impulsan la posible certificación en Six Sigma Esbelto. Se debe trabajar con procesos del mundo real, y mientras se intenta lograr la certificación, se debe ejecutar un proyecto.

INGREDIENTE N.º 4: SIMPLICIDAD

“Siempre hemos tratado de utilizar herramientas de un alcance muy sencillo, como los diagramas de Pareto, los árboles CT”, dijo Brian. “Estas nos siguen ayudando a enmarcar los proyectos a nivel de proceso. Hemos sido muy meticulosos en cuanto a esto. A veces, los proyectos pueden parecer demasiado pequeños cuando se limitan a un solo proceso, pero la verdad del asunto es que te centras en el proceso que realmente te importa dentro de la cadena de procesos”.

Corregir ese proceso en particular, con una delimitación adecuada del alcance, aporta un mayor beneficio que tratar de corregir todo y luego fallar porque el alcance es demasiado amplio. No tiene sentido tratar de corregirlo todo, simplemente corrige lo que importa.

INGREDIENTE N.º 5: IMPULSAR LAS DECISIONES CON DATOS

“Minitab Statistical Software y Minitab Engage son el núcleo de lo que hacemos en términos de impulsar las decisiones de ejecución y el seguimiento de los proyectos”, dijo Brian. “Para analizar nuestros datos, para delimitar los proyectos, para hacer análisis de causa raíz con diagramas de Ishikawa, para ejecutar análisis de riesgos con FMEA, utilizamos ambos paquetes para analizar una gran cantidad de datos de entrada relacionados con las decisiones.”

“El equipo necesitaba examinar todos los procesos, incluyendo ventas, procesamiento de pedidos, programación, cadena de producción y cadena de suministro.

Al analizar la corriente de valor del proceso, el equipo pudo detectar incoherencias en el proceso y corregirlas. El nivel de servicio mejoró del 46% a más del 95%. Ese fue un gran logro para el equipo del proyecto en Mozambique”, señaló.

En otro proyecto, al reconsiderar la formulación de una receta, la empresa ahorró cientos de miles de dólares.

INGREDIENTE N.º 6: DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE FORMA CLARA

PremierFMCG sabía que este programa requeriría decisiones basadas en datos y se expandiría a cientos de proyectos. Para entender los datos, centralizar los informes y supervisar el programa, decidieron asociarse con Minitab.

Habían usado SharePoint y archivos de Excel para gestionar los proyectos. Los problemas de control de versiones hacían que fuera difícil dar seguimiento a todo y no había suficiente visibilidad en toda la empresa. Brian dijo que los proyectos y la documentación relacionada se volvieron demasiado grandes y engorrosos para ser administrados mediante SharePoint.

“Minitab Engage es una joya,” afirmó Brian. “Es maravilloso para nosotros. Funciona a la perfección. Tenemos todos nuestros proyectos en un solo espacio, una plataforma. Toda la empresa puede ver los proyectos ... en los diferentes países, diferentes panaderías, diferentes molinos.”

INGREDIENTE N.º 7: REPRODUCIR EL ÉXITO

“Puedes ver un montón de ideas que puedes aprovechar, copia si quieres copiar, porque básicamente creemos que no hay que inventar la rueda”, dijo Brian. “Si hay una buena idea que está disponible en Engage y la puedes reproducir en tu sitio de trabajo, ¿por qué no hacerlo?”