Por Josué Zable.

La optimización del inventario, como la mayoría de las soluciones de problemas, requiere un proceso reflexivo y algunos pasos. Naturalmente, la forma más fácil de evitar pedidos pendientes es tener siempre mucho inventario a mano. Sin embargo, hay ramificaciones por no optimizar el inventario. Al producir en exceso y mantener niveles de inventario demasiado altos, los productos podrían estropearse o incluso deteriorarse. El exceso de inventario no solo crea costos hoy, sino que también genera costos ocultos más adelante si necesita producir más bienes para reemplazar productos que estuvieron en el estante durante demasiado tiempo.

Hay diferentes formas de calcular su optimización, que explicaremos a continuación, pero el quid de la optimización del inventario son tres pasos principales: una tormenta de ideas sobre los factores que afectan el inventario, recopilar los datos y analizar los datos. Antes de sumergirnos en cada paso, cubramos algunos conceptos básicos sobre los pedidos pendientes.

¿QUÉ ES UN PEDIDO PENDIENTE Y QUÉ LO CAUSA?

En pocas palabras, un pedido pendiente significa que un producto no se puede cumplir o entregar porque no está en el inventario. Eso puede ocurrir porque la demanda del producto es más alta de lo previsto o los niveles de inventario eran demasiado bajos para satisfacer la demanda actual.

¿LOS PEDIDOS PENDIENTES SON MALOS PARA EL NEGOCIO?

En una palabra, sí. Todos somos clientes de algún tipo y ninguno de nosotros se siente bien cuando un producto o servicio que queremos no está disponible. No solo perjudica la experiencia del cliente actual, sino que también tiene implicaciones a largo plazo en su marca y en las relaciones con los clientes.

Entonces... ¿cómo se reducen los pedidos atrasados?

TRES PASOS PARA EVITAR UN PEDIDO PENDIENTE

Paso 1: Haga una tormenta de ideas sobre los factores que afectan los pedidos pendientes... incluidos los niveles de inventario
El factor más importante para evitar pedidos atrasados ​​es el nivel de inventario disponible. Si no tiene suficiente producto en stock, experimentará pedidos pendientes. Pero el inventario disponible es solo un factor. También debe conocer todas las cosas que afectan una cadena de suministro en movimiento, como el inventario en tránsito, el pronóstico de ventas, el rendimiento histórico de ventas e incluso el impacto de sus propios proveedores.

Entonces, ¿cómo mantiene sus niveles de inventario lo suficientemente altos para satisfacer la demanda de los clientes, pero lo suficientemente bajos como para no tener un exceso de inventario? Debe de hacerse una tormenta de ideas sobre los factores que afectan sus niveles de inventario. El uso de herramientas estructuradas de resolución de problemas como CT Trees o diagramas de espina de pescado puede ayudar a tener éxito.

A continuación se muestra un ejemplo de herramienta de tormenta de ideas que utiliza un diagrama de espina de pescado en Minitab Workspace.

En este diagrama, estamos analizando los factores que podrían afectar el inventario.

Paso 2: recopilación de datos
Una vez que haya establecido los factores críticos que afectan los pedidos pendientes, querrá recopilar datos sobre ellos. Tenga en cuenta que la recopilación de sus datos de inventario probablemente provenga de múltiples fuentes y sistemas, y que el proceso de solicitud y preparación de sus datos puede llevar tiempo. Considere la cantidad de datos que necesita recopilar.

Por ejemplo, retroceder 5 años probablemente sea demasiado, dados todos los cambios que han ocurrido durante ese período de tiempo. Unos pocos meses de datos pueden ser más razonables, así que use su mejor juicio para capturar una instantánea representativa de su proceso. Puede emplear su departamento de TI para ayudar o aprovechar una poderosa herramienta de unificación de datos, como Minitab Connect, para acceder, integrar y preparar sus datos para el análisis.

Paso 3: analizar los datos mediante análisis predictivo
Una vez que se recopilan sus datos, es hora de la parte divertida: ¡el análisis! Los análisis y visualizaciones comerciales tradicionales pueden quedarse cortos aquí porque la imagen más probable que surja es la siguiente: ¡cuanto menor sea su inventario disponible, mayor será el pedido pendiente! Dado que ya sabemos esto, lo que realmente buscamos identificar es lo siguiente: ¿hay otro factor crítico que se destaque como un factor clave de los pedidos atrasados? ¿Existe un nivel óptimo de inventario que pueda minimizar los pedidos atrasados, sin exceso de existencias ni sobreproducción?

Entonces, ¿por qué análisis predictivo? En términos básicos, imagine crear una ecuación con todos los factores que influyen en los pedidos pendientes como predictores y los pedidos pendientes como respuesta. Al igual que en el álgebra de la escuela secundaria, estos diferentes factores tienen diferentes pesos y, a su vez, diferentes niveles de influencia en el resultado. ¡ Aquí en Minitab, hemos desarrollado soluciones específicamente para ayudarlo a resolver estos problemas!

Para ver un análisis real en acción, vea el video a través del enlace a continuación sobre las formas de usar el análisis predictivo para predecir el inventario.