Aquí tenemos una nueva caja de 64 crayones. Escoge tu color favorito, y entonces colorea tanto como tú quieras—y ¡no seas suave! Ahora mira el crayón. Todavía está entero, e incluso conserva una punta decente. Pero esto no sorprende: es un crayón Crayola.

Crayola viene hacienda crayones en sus instalaciones del este de Pensilvania desde hace más de 100 años, durante los cuales se han convertido en los proveedores líderes indiscutibles de crayones y otros tipos de colores que los niños utilizan para expresar su creatividad. Todo el mundo conoce el nombre, pero pocos reconocen la dedicación de Crayola para asegurar que los 2,2 billones de crayones que hacen cada año se ajusten a los más altos estándares.

Crayola confía en una cultura basada en los datos de mejora continua para aumentar la calidad de sus crayones—sin mencionar sus marcadores, pinturas, arcilla de modelado y otros productos—y confían en Minitab Statistical Software para analizar esos datos. “Empezamos con la consideración de que todo lo que hacemos, lo podemos hacer mejor”, explica Gary Wapinski, vicepresidente de producción. “Y por eso Minitab es clave—nos ayuda a comprender el análisis estadístico y permite que los datos revelen donde necesitamos ir.”

El enfoque basado en datos de Crayola para resolver los problemas en realidad despegó en 2007. Ese fue el año en que Pete Ruggiero, vicepresidente ejecutivo de operaciones globales, encontró un problema mientras visitaba una de las localizaciones de la empresa en otro país. “Fui a una tienda y abrí una caja de nuestros crayones, y alguna de las etiquetas se desprendió,” recuerda. “Cuando volví, dije ‘Tenemos que solucionar esto’, pero hubo una discusión sobre cuál era la fuente del problema. Lo solucionamos arrancando un proyecto Seis Sigma básico para resolverlo.”

El análisis de datos mostró que el adhesivo no se configuraba consistentemente de forma apropiada cuando las etiquetas estaban secas. Rociando los crayones a medida que pasaban por las máquinas de etiquetado solucionó el problema, y el éxito de este proyecto fomentó que Crayola ampliara el uso de los métodos estadísticos. En 2008, la oleada inicial de proyectos Seis Sigma de la compañía ahorraron más de 1,5 millones de dólares. Desde entonces, 7 grupos de cinturones verdes Seis Sigma y 3 grupos de cinturones negros han desarrollado proyectos, y todos ellos han analizado sus datos con Minitab.

Compromiso práctico—desde arriba

Rich Titus, un consultor Lean Six Sigma y miembro del personal adjunto de la Universidad de Lehighy, formó a los cinturones verdes y negros de Crayola y les ayudó a que sus proyectos estuvieran bien encaminados. Él atribuye el liderazgo de Crayola a haber proporcionado el soporte necesario para iniciar y llevar a término un exitoso programa de mejora continua. “Los ejecutivos estamos involucrados activamente en la selección y aprobación de los proyectos, y nos reunimos con los líderes de proyectos para revisar su progreso cada pocas semanas,” Titus explica. “Y aunque esas sesiones pueden durar hasta tres horas, los ejecutivos no contestan emails o salen para atender llamadas telefónicas—están comprometidos y hacen preguntas sobre todos los proyectos.”

Saber que sus líderes se lo toman en serio ayuda a los equipos a apreciar la importancia de esta metodología baada en los datos, dice James Collins, director de mejora contínua y Seis Sigma en Crayola. “Los jefes de proyecto necesitan ser capaces de dar Soporte a sus recomendaciones con datos. Tener una idea de mejorar algo es estupendo—pero cuando puedes probarlo con gráficos y estadísticas, entonces has conseguido los fundamentos para hacer un cambio."

Pero los directores de Crayola no solo revisan los proyectos de mejora—desarrollan sus propios proyectos. El proyecto más reciente de Wapinski ahorró un cuarto de millón de dólares. Cuando el proyecto empezó, se asignaron los trabajadores más experimentados para supervisar pequeños equipos de empleados con menos experiencia que ponían componentes de artes y oficios en kits. “Utilicé Minitab para comparar líneas lideradas por empleados veteranos con líneas lideradas por trabajadores menos experimentados,” dijo, “y no encontré diferencias en seguridad, eficiencia, o calidad. Pagar a los empleados más expertos para mandar estos equipos no proporcionaba beneficios, por la limitación del proceso de montar kits. Así que fuimos capaces de mover a estos empleados experimentados a áreas donde su experiencia tuviera un impacto real.”

Los rigurosos proyectos de mejora basados en datos de Crayola ayudan a la empresa a mantener y mejorar la calidad de sus crayones—y ellos confían en Minitab Statistical Software para analizar esos datos.

No es sorprendente que muchos de los proyectos en Crayola contribuyen al objetivo de hacer el crayon perfecto. Los ingenieros de la empresa utilizaron las herramientas de análisis de sistemas de medida (MSA) y de diseño de experimentos (DOE) de Minitab para estudiar la fuerza de ruptura de los crayones—esfuerzos que últimamente llevaron a nuevos estándares e incluso a la creación de una nueva máquina de test de ruptura del crayón.

“Hemos fabricado crayones desde hace más de 100 años, pero no hemos tenido una medida fiable, consistente de la fuerza del crayón hasta ahora,” dice Bonnie Hall, vicepresidente de calidad global y mejora continua. “Cada vez que probábamos un cambio de la formula, necesitábamos romper decenas de miles de crayones para saber si habíamos conseguido una diferencia o no. Ahora es mucho más rápido y fácil evaluar lo Fuertes que son nuestros crayones.”

Causas raíz y soluciones reales

Gary Wapinski presenció ejemplos muy pobres de análisis de datos antes de que él se uniera a Crayola. “Vi gente empleando más tiempo en intentar averiguar cómo obtener datos que soportaran sus tesis que dejando a los datos revelar donde necesitaban ir”, nos dijo.

“Mucha gente no quiere hacer el duro trabajo de ir a la causa raíz de un problema. Si un elemento del equipo se apaga cada tres minutes, ellos tan solo preferirían creer que podemos comprar una nueva máquina para resolver el problema. Pero si la causa raíz tiene que ver con nuestros procesos, materiales o la formación de nuestra gente, entonces una nueva máquina no arreglará nada. Yo quiero hacer mejoras reales, no falsas mejoras, por tanto la combinación de una resolución de problemas disciplinada con una potente herramienta como Minitab es algo hacía lo que yo me he dirigido de forma natural.”

El uso de Minitab a veces cambia la sabiduría convencional de su cabeza—como el tiempo que se mejoró un proceso al reducir la velocidad de la línea y se recortó el personal de 10 a 5 personas. “Algunos estaban convencidos de que esos cambios significarían una menor salida, pero el estudio de capacidad en Minitab mostró que se conseguía la misma salida con una menor velocidad y la mitad de operarios,” dice Wapinski. “Haciendo que las máquinas trabajaran más rápido introducía más tiempo de inactividad y fragmentos. Todavía más, la gente trabajando en la línea estaba más contenta, porque no eran capaces de manejar la máquina a esas velocidades más altas.”

El análisis de datos con Minitab ayudó a los ingenieros de Crayola a visualizar cómo el color y la posición dentro de un molde afectaba a la fuerza de las puntas de sus crayones.

Aunque sus trabajos pueden cambiar, nadie en Crayola ha perdido su trabajo como resultado de un proyecto de calidad. “Cuando empezamos con esto, los trabajadores estaban preocupados con lo que estábamos haciendo, y por si sus puestos de trabajo podían ser eliminados,” dice Ruggiero. “Ahora todo el mundo comprende que estamos invirtiendo en mejora continua para incrementar nuestra competitividad y preservar los puestos de trabajo.”

Mejoras continuas

Crayola quiere que estas mejoras sean sostenibles, y los ahorros de los proyectos están incluidos en el presupuesto. “No se puede hacer solo una Power Point y citar los dólares que se han ahorrado,” dice Ruggiero. “Nosotros recalculamos los costes estándar de ese proceso basándonos en esos ahorros, y luego cumplimos con esos ahorros.”

El uso de datos también afecta a los proveedores de Crayola. Por ejemplo, la empresa se asoció con un proveedor para reducir la cantidad de defectos en las cajas de cartón corrugada para los envíos. “Realmente necesitamos cajas perfectas,” dice Hall. “Si tienen cualquier deformación ya no corren por las empaquetadoras automáticas.”

Ese proyecto recortó los defectos de un valor de 56.000 dólares a nada en un único año—y cuando los defectos empezaron a reaparecer, se hizo evidente otro beneficio de prestar mucha atención a los datos. “Un análisis rutinario nos proporcionó una clara advertencia tan pronto la calidad empezó a fallar, y el resultado es que trabajamos con el proveedor para resolver el problema de forma mucho más rápida.”

Los equipos de calidad de Crayola frecuentemente van al menú Asistente de Minitab Statistical Software, que les guía en sus análisis y les proporciona resultados y gráficos claros y fáciles de comprender

Una cultura de conocimiento de los datos

Aquellos que están involucrados en la iniciativa de calidad de Crayola saben que se trata de un esfuerzo a largo plazo. “No se le da a un interruptor y de repente eres una gran empresa,” dice Wapinski. El análisis de datos utilizando Minitab es una parte de las operaciones diarias. Los gráficos de Pareto, de cajas, test de hipótesis, gráficos de control y análisis de capacidad son observaciones comunes.

“Minitab es una herramienta diaria para gestionar y explorer nuestros datos,” dice Hall. “Y como estamos utilizando Minitab, es mucho más fácil comunicar los problemas de negocio. Existe una expectativa de que tengas un buen conocimiento de tus datos, y de que nos lleve a la raíz del problema más rápido.”

La capacidad de analizar y actuar sobre los datos ha transformado la forma en que Crayola hace los negocios, y esto beneficia toda la operación. “Nos ha permitido concentrar recursos donde podemos obtener el mayor provecho de nuestro dinero,” dice Ruggiero. “Hemos cambiado nuestra cultura de ‘Cuando tengas un problema, escóndelo,’ a ’Tenemos un problema y tenemos que hacerlo visible para poder resolverlo.’”

El uso de Minitab para analizar datos ha ayudado a Crayola a desarrollar nuevos estándares para calcular la fortaleza de sus crayones, y asegurar que lo nuevos colores y creaciones se ajustan a los estrictos requisitos de calidad.