Por Shelby Anderson.

Antes de comenzar un nuevo proyecto, es importante tener claramente definidos los objetivos y las pautas. Sin estos pasos, tareas y plazos delineados, los proyectos irán en múltiples direcciones en lugar de permanecer enfocados en el resultado final. En última instancia, esto supondrá altos costes de tiempo y dinero.

Si se está buscando una manera de visualizar las tareas y mantener a los equipos en el camino correcto durante un proyecto, debe utilizarse un diagrama de Gantt. Vamos a aprender más sobre esta potente herramienta que puede ayudar a mantener los proyectos a tiempo y enfocados.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una vista muy visual de las tareas del proyecto que deben completarse durante períodos de tiempo establecidos. Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para planificar proyectos de todos los tamaños. Siempre mostrarán las fechas de inicio y finalización del proyecto, e incluso ayudarán a ver qué trabajo hay que hacer durante el transcurso de un día determinado.

Un buen diagrama de Gantt debería proporcionar una descripción general eficaz del proyecto, que incluya:

• Qué tareas se necesita completar
• El orden en el que deben completarse las tareas
• Cuánto tiempo debe tomar cada tarea
• Cuánto tiempo tomaron las tareas que se completaron durante el proyecto

Los diagramas de Gantt se pueden crear de diversas formas. Afortunadamente, Minitab Workspace ofrece dos tipos diferentes de plantillas de diagrama de Gantt, el diagrama de Gantt estándar (que se muestra a continuación) y el diagrama de Gantt de tareas, como parte de las más de 90 herramientas disponibles dentro de la interfaz.

Ahora ya sabemos qué es un diagrama de Gantt, pero ¿por qué deberíamos utilizarlo?

Beneficios de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son más que una simple herramienta visual para obtener una descripción general organizada de un proyecto. Los diagramas de Gantt también brindan beneficios como:

• Mejora de la comunicación: especialmente en una era en la que muchas personas trabajan de forma remota, la comunicación es vital. Los diagramas de Gantt pueden mejorar la comunicación del equipo, ya que los gerentes de proyecto pueden ver quién está trabajando en una parte determinada del proyecto, proporcionarles comentarios y coordinar la información con facilidad. La comunicación puede ser aún más sólida cuando todos trabajan con una plantilla de diagrama de Gantt estándar como la versión de Minitab Workspace. El diagrama de Gantt también es perfecto para comunicar planes de alto nivel y actualizaciones de estado a ejecutivos y partes interesadas, mientras que el diagrama de Gantt de tareas (que se muestra a continuación) es mejor para mostrar y comunicar los flujos de trabajo con su progreso con más detalle con su equipo de trabajo.

  

• Evite la sobrecarga de recursos: otro beneficio importante de los diagramas de Gantt es que pueden evitar la sobrecarga de recursos. Muchos problemas de equipo surgen cuando los recursos se agotan demasiado en muchas tareas. Los diagramas de Gantt pueden ayudar a administrar los recursos de manera efectiva, asegurando que ningún miembro del equipo esté sobrecargado.
• Capacidad para realizar un seguimiento del progreso: con los diagramas de Gantt, puede asegurarse el cumplimiento de los plazos. Puede verse fácilmente todas las tareas en progreso y cómo avanzan en relación con ciertos hitos del proyecto. Esta característica por sí sola ayuda a que los diagramas de Gantt sean esenciales para cualquier proyecto. La función de hitos en Minitab Workspace es especialmente útil porque facilita el seguimiento, la actualización y la visualización de estos puntos de verificación clave del proyecto en todo el proyecto en un formato escrito claro.

  

Entonces, ¿qué se incluye en un diagrama de Gantt?

Ahora que estamos listos para empezar el diagrama de Gantt, necesitamos saber qué se incluye oficialmente. Hay varios componentes clave en cada uno:

• Cuando empezó el proyecto
• Qué incluyen las diversas tareas del proyecto
• Quién ha sido asignado para trabajar en cada tarea individual
• Cuándo se supone que las tareas deben comenzar y terminar
• Cuánto tiempo tomará cada tarea
• Si se supone que ciertos equipos deben colaborar y trabajar juntos en un proyecto determinado.
• Cuándo el proyecto terminará

A medida que se desarrolla el proyecto, tanto los miembros del equipo como los gerentes pueden ver sus tareas asignadas y ver visualmente el progreso, lo que ayuda a todos a ver dónde está su trabajo en relación con las otras tareas del proyecto o flujo de trabajo particular.

Una de las funciones más interesantes que se incluyen al crear un diagrama de Gantt en Minitab Workspace es la lista de tareas. Como se muestra a continuación, esta lista escrita incluye todas las tareas en su diagrama de Gantt, sin desorden innecesario y fácil de entender para todos. Cualquier cambio realizado en esta lista de tareas también se refleja inmediatamente en su diagrama de Gantt, por lo que el estado visual siempre está actualizado para todos los miembros del equipo.

Mejores prácticas y consejos

Puede parecer que montar los diagramas de Gantt es una tarea algo abrumadora según el tamaño del proyecto, la cantidad de miembros del equipo y los plazos involucrados, ¡pero no hay que preocuparse!

Aquí mostramos nuestros consejos y mejores prácticas para los diagramas de Gantt:

• Crear tareas en grupos: Para que el plan sea más fácil de leer, introduzca tareas en grupos o flujos de trabajo. Esto ayudará a los miembros del equipo a ver qué tareas se superponen en el tiempo y cómo trabajan juntas o dependen unas de otras para alcanzar la meta final.
• Obtenga detalles: Los diagramas de Gantt son flexibles y pueden diseñarse para ser tan detallados o de alto nivel como se desee. Como se mencionó, recomendamos el Diagrama de Gantt estándar en Minitab Workspace para mostrar las relaciones entre las tareas y los hitos en un alto nivel para proporcionar el estado y los detalles a los ejecutivos y las partes lnteresadas, mientras que el Diagrama de Gantt de tareas es mejor para obtener más detalles y utilizarlo con el equipo de trabajo.
• Designar partes responsables: Indique claramente quién es responsable de cada parte de la tarea al crear un diagrama de Gantt. Esto ayudará a evitar confusiones con respecto a quién debe realizar qué tarea y cuándo.
• No hay que olvidarse de agregar fechas de inicio y finalización específicas para cada tarea: es difícil hacer un seguimiento del progreso y mantener al equipo avanzando sin ellos. Dicho esto, asegúrese de incluir los días festivos y el tiempo libre para las vacaciones para evitar que se pierdan los plazos, ya que todos merecemos un poco de descanso y relajación de vez en cuando.

¿Ha iniciado recientemente algún proyecto que pueda necesitar la ayuda de un diagrama de Gantt? Quizás ya tenga uno en progreso, pero nunca es demasiado tarde para administrar y ejecutar sus proyectos sin problemas con la ayuda de Minitab Workspace.